蔡老闆在電話裡說，對外回覆客戶的 AI 已經做得很完整，現在想做的是內部：把公司的流程定清楚，員工遇到事情知道下一步，而且真的用起來。今天想跟您把這些事分成三類：最想先做的、看情況再做的、先不動的。每一項都可以當場按「需要／再看看／不需要」，頁面最下面會自動整理成清單。
AI 小幫手接在您現有的內部 LINE 和資料庫旁邊，不換系統，員工也不用學新軟體。以員工遇到不知道怎麼處理的事為例：
以後員工遇到狀況這樣跑
這幾項都是公司內部的事，也是您在電話裡講最多的。
流程講過很多次，文件也寫了幾百份，但員工遇到事情還是先問人。老闆在忙，或承辦的人下班了，事情就擱著。
把公司確認過、蓋過章的流程整理好。員工在內部 LINE 問，AI 小幫手回答下一步要做什麼、要找哪個部門。
您在電話裡說，現在最主要的就是建立流程。
現在
公司有大群、內勤群和各部門的主管群，每天很多回報和討論，但沒有人負責記。外勤師傅已經會用拍照辨識，內勤這一段還沒接上，工作報告最近也沒人寫了。
把 AI 小幫手加進各個群組，對話自動記下、存進公司的資料庫，再整理成每天的重點。不用靠誰想起來去記。
您說：「我不要去指望人，我就指望機器。」
以後群組這樣記
流程建好了，員工不用也沒用。您跟員工很熟，自己推不太動，老員工也會說「這以前是內勤的事，怎麼叫外勤做」。
流程確認可以用之後，由我們的顧問到公司，一位一位問員工平常怎麼做事、卡在哪裡，再教到每個人會用。不用您自己出面推。
例如中庭高柱燈那次，資料庫其實查得到八月十七日已經檢查過，內勤還是先來問您。
員工聽不懂的時候，不會主動說哪裡不懂。老闆看不出哪個部門沒在用，也不知道原因。
定期整理各部門的使用情況：誰最常用、哪個部門很少用。顧問再去問原因，是不知道怎麼用，還是覺得用不到，再調整教法或流程。
以後這樣追
這幾項您在電話裡有提到。要看資料現在怎麼存、您多常需要，先把第一類跑順再決定。
誰上班、誰請假，要另外看打卡系統。工作內容和出勤分在兩個地方。
把打卡紀錄和工作內容整理在同一份報告裡。您看完報告，想特別了解哪一位，再看他的細節。
值得做的情況：打卡系統的資料拿得出來，而且您會固定看報告。
這半年常在面試，新人的評分記在人事部門。想看某個人的七天、三十天評分，要先問人資主管。
把面試和評分紀錄整理好，您直接問，就查得到某個人每一次的評分結果。
值得做的情況：評分已經用固定的表格記下來。人事資料要先講好誰可以看。
您有空看報告時，員工已經下班。隔天員工來了，您又在忙，事情就卡在那裡。
您看報告時直接留言交代，員工隔天一上班就收到。員工有問題，也可以先問 AI 小幫手，不一定要等到找得到您。
值得做的情況：事情常因為等不到您回覆而卡住。
這幾項有的已經做好，有的現在動它划不來。先把內部的事做好，之後要加不用重來。
您說對外這一塊已經做得很完整，也有效。客戶拍照問，AI 會依法規和過去的維修紀錄回覆。
內部的流程跑順以後，如果想讓內外的資料一起用，再來看。
師傅要帶單據給客戶簽收、撕一聯給客戶，所以您維持手寫。現在手寫單拍照就能轉成文字，已經不用人工打字。
客戶那邊願意改用手機簽收的時候。
您自己的雲端資料庫已經存了十年、上萬個案子，內外兩個 LINE 也接好了。AI 小幫手接在旁邊用就好。
員工不用重學一套系統，資料也留在您自己那邊。
這些答案會決定上面哪些要做、怎麼做。可以直接在框框裡記下來。
上面每一項按下「需要／再看看／不需要」，這裡都會自動整理。會後我會照這份清單，整理成正式的功能規劃。